Facturación para una empresa de transporte: series, numeración y qué exige Hacienda

Series, numeración correlativa, factura simplificada hasta 3.000 €, plazos y conservación: lo que exige el Reglamento de facturación, con el artículo al lado.

15 de septiembre de 2026 · ORYX

Un traslado de aeropuerto de 60 euros pagado con tarjeta por un turista alemán. ¿Hay que hacer factura? ¿Con qué número? ¿Y si la pide con su NIF?

La respuesta está en un único reglamento, y es más benévolo con el transporte de viajeros de lo que la mayoría de los operadores cree.

Este artículo recorre lo que exige la norma, con el artículo al lado. No sustituye a tu asesor fiscal: sirve para que la conversación con él dure diez minutos en vez de una hora.

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La norma, en una línea

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (BOE-A-2012-14696) aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Todo lo que viene a continuación sale de ahí, salvo el tipo de IVA y Verifactu, que tienen su propia norma y están señalados.

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Cuándo hay obligación de facturar

El artículo 2.1 es amplio: los empresarios están obligados a expedir factura y copia por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad.

El artículo 2.2.a) convierte eso en obligación sin excepciones en dos casos que te van a pasar todas las semanas: cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal —la agencia, el hotel, la empresa que te contrata los traslados de sus técnicos—, y cuando el cliente lo exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

Es decir: al particular que no dice nada, simplificada. A la empresa, factura. Al particular que la pide, lo que pida.

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La factura simplificada: el regalo del artículo 4.2.d)

Aquí está el dato que casi nadie del sector conoce y que cambia el día a día.

El artículo 4.1.a) permite cumplir la obligación con una factura simplificada cuando el importe no exceda de 400 euros IVA incluido. Eso es lo general.

Pero el artículo 4.2 eleva ese techo a 3.000 euros IVA incluido en una lista tasada de operaciones, y en esa lista, en la letra d), está literalmente: «Transportes de personas y sus equipajes».

Tu actividad está nombrada en la norma. Un traslado, una hora a disposición o un día completo por debajo de 3.000 euros con IVA admite factura simplificada. Con sus límites: el artículo 4.4 deja fuera de la simplificada, entre otros supuestos, las operaciones en las que el sujeto pasivo es el destinatario y es él quien expide la factura.

Qué lleva una factura simplificada

El artículo 7.1 la resume en siete datos:

1. Número y, en su caso, serie, correlativo dentro de cada serie.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha de la operación, si es distinta de la anterior.
4. NIF, nombre o razón social del expedidor. Sólo del expedidor.
5. Identificación del tipo de servicio prestado.
6. Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión «IVA incluido».
7. Contraprestación total.

Fíjate en lo que no está: el NIF del cliente, su domicilio, y el desglose de la cuota. Por eso un ticket de transporte es tan corto.

Cuando el cliente pide «factura con mis datos»

Es el momento en que la simplificada deja de bastar por sí sola, y el reglamento lo resuelve sin obligarte a cambiar de documento.

El artículo 7.2 dice que cuando el destinatario sea empresario o profesional y así lo exija, el expedidor deberá hacer constar además: el NIF y el domicilio del destinatario, y la cuota repercutida por separado. Y el artículo 7.3 extiende eso al particular que lo pida para ejercer un derecho tributario.

Consecuencia práctica para tu sistema: tiene que existir un sitio donde meter el NIF y el domicilio del cliente cuando lo pide. Si no existe, ese caso lo vas a resolver a mano, y conviene saberlo antes de contratar el software, no la primera vez que pase.

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Qué lleva una factura completa

El artículo 6.1 enumera diez apartados. Para transporte, los que importan:

• a) Número y, en su caso, serie, correlativo dentro de cada serie.
• b) Fecha de expedición.
• c) Nombre o razón social completa del emisor y del destinatario.
• d) NIF del emisor, y del destinatario cuando el destinatario sea el sujeto pasivo o cuando el emisor esté establecido en el territorio de aplicación del impuesto.
• e) Domicilio de ambos.
• f) Descripción de la operación con el precio unitario sin impuesto.
• g) Tipo o tipos impositivos aplicados.
• h) La cuota repercutida, consignada por separado.
• i) Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
• j) Si la operación está exenta, la referencia al precepto que la ampara.

El apartado e) es el que más se olvida en el transporte: el domicilio del emisor también es obligatorio. Un documento con tu nombre y tu NIF pero sin tu dirección no es una factura completa.

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Series: cuándo puedes y cuándo debes

El artículo 6.1.a) establece la regla madre: «La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa». Correlativa quiere decir sin huecos y sin retrocesos. Después distingue dos niveles.

Series que puedes abrir. Cuando existan razones que lo justifiquen; el reglamento cita como ejemplos tener varios establecimientos desde los que operas, o realizar operaciones de distinta naturaleza. Es potestativo.

Series que estás obligado a llevar separadas. El mismo artículo las enumera. Dos te afectan directamente:

• Las expedidas por el destinatario o por un tercero conforme al artículo 5, «para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta».
• Las rectificativas.

Y hay una tercera, escondida al final del artículo 7.1: si en un mismo año natural expides facturas completas (art. 6) y simplificadas (art. 7), «será obligatoria la expedición mediante series separadas de unas y otras».

Resumen para una empresa de transporte normal: te vas a encontrar con tres contadores corriendo a la vez —simplificadas, completas y rectificativas— y ninguno puede saltar.

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Facturar en nombre de otro, y quién responde

El artículo 5.1 permite que la obligación de expedir factura «podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros», y añade la frase que importa: «el empresario o profesional o sujeto pasivo obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones».

El artículo 5.3 lo dice todavía más directo: la obligación puede cumplirse «mediante la contratación de terceros a los que encomienden su expedición».

Traducido a tu caso: tu gestoría o tu software pueden emitir tus facturas. Van con tu nombre y tu NIF, forman tu serie, y si esa serie tiene un hueco, el hueco es tuyo. Es la misma lógica que rige la autorización a un tercero ante el Ministerio de Transportes, que contamos en Autorizar a un tercero en la sede del MITMA.

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El error que cuesta caro: dos series en un mismo año

Es el fallo típico de quien cambia de sistema a mitad de ejercicio.

Venías numerando 00290, 00291, 00292 con tu programa viejo. Entra el nuevo, empieza en 00001, y una factura de julio lleva un número inferior al de una de junio. Mismo emisor, mismo año.

El prefijo puede cambiar a mitad de año: es defendible, porque el reglamento exige correlatividad dentro de cada serie. Lo que no es defendible es que el número retroceda. Si migras, el contador continúa donde estaba.

Y si tienes varios emisores —por ejemplo, si un software emite en nombre de varias empresas—, cada NIF necesita su propio contador. Compartir un contador entre emisores distintos es dejar a todos con una serie llena de huecos.

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Plazos

El artículo 11.1 es corto y se incumple constantemente:

• Regla general: la factura se expide en el momento de realizarse la operación.
• Si el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el impuesto.

Ese día 16 es la fecha que gobierna la facturación mensual a agencias y hoteles. No es «a final de mes cuando pueda».

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Rectificativas

El artículo 15 obliga a expedir factura rectificativa cuando la original no cumpla alguno de los requisitos de los artículos 6 o 7, y cuando las cuotas se hayan determinado incorrectamente o se den las circunstancias de modificación de base imponible del artículo 80 de la Ley del IVA.

Tres detalles operativos: se expide tan pronto como tengas constancia (art. 15.3), con el límite de cuatro años; se hace mediante una factura nueva que identifique la rectificada (art. 15.4); y va en serie específica, porque el artículo 6.1.a) la incluye entre las series obligatorias.

Rectificar no es borrar. Una factura anulada a mano en el sistema, sin documento rectificativo, es un hueco en tu serie.

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Conservación

El artículo 19.1 obliga a conservar facturas recibidas y copias de las expedidas durante el plazo de la Ley General Tributaria, con su contenido original y ordenadamente (art. 19.2).

Y el artículo 19.3, que es el que hay que leer antes de contratar cualquier SaaS: esas obligaciones «se podrán cumplir materialmente por un tercero», pero el empresario «será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones».

La pregunta al proveedor, entonces, no es si guarda tus facturas. Es cómo te las llevas si te vas.

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El IVA del transporte de viajeros

El tipo es el 10 %. Lo fija el artículo 91.Uno.2.1.º de la Ley 37/1992 (BOE-A-1992-28740): se aplica el tipo del 10 por ciento a «los transportes de viajeros y sus equipajes».

Cuidado con una confusión frecuente en flotas que trabajan con agencias extranjeras: el 10 % es el del servicio de transporte. La comisión de un intermediario es otra operación, con sus propias reglas de localización y de sujeto pasivo.

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Verifactu: qué está confirmado y qué no

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE-A-2023-24840) regula los requisitos que deben cumplir los programas informáticos de facturación.

De su texto consolidado a día de hoy podemos confirmar tres cosas:

• A quién aplica (art. 3.1): contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas, contribuyentes del IRNR con establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas. Es decir, tu S.L. y tu autónomo.
• Quién queda fuera (art. 3.3): quienes llevan los libros registro por el SII.
• Desde cuándo (disposición final cuarta): los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener los sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027; el resto, antes del 1 de julio de 2027.

Lo que no afirmamos aquí, porque no lo hemos verificado con la misma solidez: el detalle técnico que fija la orden ministerial de desarrollo, y el régimen de los territorios forales, que tienen normativa propia y no se rigen por este real decreto. Si operas en País Vasco o Navarra, esa parte pregúntasela a tu asesor.

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Y ORYX, aquí

ORYX puede emitir las facturas de tus servicios en tu nombre, con tu NIF como emisor y una serie propia de tu empresa que continúa donde estaba tu numeración: no reinicia contadores y no mezcla tu serie con la de otra flota. El IVA va al 10 %, con el precio tratado como IVA incluido, y el documento lleva número, fecha, fecha de servicio, emisor con NIF y domicilio, descripción del trayecto, base, tipo, cuota y total.

Está apagado por defecto. Si tu gestoría ya factura esos mismos servicios, activarlo te dejaría con dos series abiertas en un mismo año, que es peor que no tener ninguna. Se enciende sólo si lo pides.

Lo que hoy no resuelve: la factura completa con el NIF y el domicilio del pasajero pedida en el mostrador. Ese caso se completa fuera del panel, y preferimos escribirlo a que lo descubras en agosto.

De los otros documentos que salen de un servicio hablamos en Cómo se comunica un servicio al RVTC y en Qué hace un panel de flota.