Cómo se comunica un servicio al Registro de Comunicaciones (RVTC)

Qué datos exige el Registro de Comunicaciones VTC, cuándo hay que enviarlos, qué pasa si cambian a mitad del servicio y cuánto cuesta de verdad no comunicar.

15 de septiembre de 2026 · ORYX

Si tienes autorizaciones VTC, antes de que cada coche salga a hacer un servicio tienes que haber avisado al Ministerio. No después. No el mismo día. Antes.

Esa es toda la obligación, y cabe en una frase. Lo que no cabe es el resto: qué datos, por qué vía, qué hacer cuando el cliente cambia la hora media hora antes, y qué ocurre si un día el aviso no sale.

Este artículo es la parte práctica. Cómo dar de alta a tu gestoría o a tu software para que envíen por ti está en Autorizar a un tercero en la sede del MITMA.

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Qué es el RVTC y de dónde sale

El Registro de Comunicaciones de los Servicios de Arrendamiento de Vehículos con Conductor lo crea el artículo 2 del Real Decreto 785/2021, de 7 de septiembre (BOE-A-2021-16032). Ese real decreto no lo puso en marcha: encargó a la Dirección General de Transporte Terrestre que anunciara cuándo estaría operativo y cómo se usaría.

Ese anuncio es la Resolución de 26 de octubre de 2021 (BOE-A-2021-17809). Fija la fecha: el Registro está operativo desde el 1 de febrero de 2022, y desde ese momento hay que comunicar cualquier servicio que vaya a iniciarse.

Es un registro estatal y único. La misma obligación, la misma aplicación y el mismo formato en Ibiza, en Málaga y en Bilbao.

Y es sólo para VTC. Un vehículo de más de nueve plazas contando al conductor no está en ese régimen —el artículo 181.2 del ROTT limita las autorizaciones VTC a nueve plazas incluido el conductor— y por tanto no se comunica al RVTC. Ese servicio lleva hoja de ruta, y desde octubre de 2026 en formato electrónico: lo tratamos en ¿Qué es el DeCA y quién está obligado? y, si tu duda es dónde cae tu Sprinter, en Autobús o turismo: la frontera de las 9 plazas.

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Quién debe comunicar

El artículo 1 del RD 785/2021 se lo pide a los titulares de autorizaciones de arrendamiento de vehículos con conductor. No al conductor, no al intermediario, no a la app.

Esto importa cuando trabajas con una plataforma. Puedes encargar el envío material a un tercero —es lo normal y está previsto—, pero la responsabilidad administrativa sigue siendo tuya: el artículo 138.1.a) de la LOTT (Ley 16/1987) atribuye la responsabilidad por las infracciones cometidas en actividades sujetas a autorización a la persona física o jurídica titular de esa autorización.

Traducido: si tu software falla, la multa llega a tu nombre. Por eso conviene que veas en tu panel qué servicios se han comunicado y cuáles no, y que lo veas sin pedirlo.

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Cuándo

«Antes del inicio de cada servicio concreto.» Esa es la literalidad del artículo 1.

No hay un plazo de horas ni de minutos. El límite es el arranque del coche. En la práctica, la comunicación se hace en el momento en que ya conoces los datos que hay que enviar —y el dato que suele llegar tarde es la matrícula, porque hasta que no asignas vehículo no tienes qué comunicar.

De ahí una consecuencia que mucha gente descubre por las malas: un servicio sin conductor asignado no se puede comunicar todavía. Si creas la reserva ahora y asignas coche a última hora, el aviso se va a última hora. Funciona, pero deja menos margen si algo sale mal.

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Los seis datos, uno por uno

El artículo 1 del RD 785/2021 los enumera. Son estos, literalmente:

Tres comentarios sobre esa lista, porque los seis renglones esconden más de lo que parece.

El arrendador eres tú, el intermediario es quien contrata en tu nombre. Si el cliente te llama directamente y no hay nadie en medio, no hay intermediario que declarar. Si el encargo llega por una agencia, un hotel o una plataforma, ese es el intermediario.

La fecha de contrato tiene que ser anterior a la de inicio. Suena obvio y es la causa de rechazo más tonta que existe. Si registras el servicio a las 10:00 para salir a las 10:00, el Registro lo devuelve.

El destino puede omitirse —lo dice el propio artículo 1.d)— cuando el contrato diga expresamente que el lugar de finalización lo decide el cliente durante el servicio. Es el caso de las horas a disposición. No es una laguna para rellenar con cualquier cosa: es una excepción que tiene que estar en el contrato.

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Por qué vía se envía

La Resolución de 26 de octubre de 2021 da exactamente dos caminos, y conviene elegir con la cabeza fría porque condicionan cómo trabajas todos los días.

Uno. La aplicación web de la sede electrónica. Entras, te identificas con Cl@ve —Cl@ve PIN, Cl@ve Permanente o certificado electrónico reconocido— y rellenas el servicio a mano. La dirección que hoy responde es sede.transportes.gob.es/regvtc/gestion/. Funciona y no cuesta nada. El problema no es la primera comunicación: es la número cuatrocientos, un sábado de agosto a las dos de la mañana.

Dos. El servicio web. La Resolución lo describe sin ambigüedad: SOAP 1.1 sobre HTTPS, con firma de mensajes según el estándar WS-Security, usando certificados electrónicos de representante de persona jurídica o de entidad sin personalidad jurídica. Y añade un requisito que se olvida: hay que solicitar previamente el alta en ese servicio web. No basta con tener el certificado.

Esta segunda vía es la que usa un software de flota. Tú no ves nada de esto: ves que el servicio sale comunicado. Pero si estás comparando herramientas, es la pregunta que separa a las que comunican de verdad de las que sólo generan un PDF bonito.

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Alta, inicio, anulación: tres mensajes distintos

Lo que la norma exige es la comunicación previa. El servicio web, además, admite otros mensajes. Los conocemos porque los usamos contra el entorno real del Ministerio:

• Alta de servicio. Es la comunicación del artículo 1. Devuelve un número de servicio: un identificador numérico que es tu prueba de que aquello llegó.
• Inicio de servicio. Confirma que el coche ha arrancado, referenciando ese número.
• Anulación de servicio. Da de baja un servicio ya comunicado.
• Consulta. Pregunta por el estado de un servicio.

El número de servicio es lo único que importa guardar. Si en tu sistema una hoja aparece sin número, no está comunicada, por bien que se vea el documento.

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Qué hacer cuando algo cambia

Aquí está el detalle que más trabajo da y del que ninguna norma habla: un servicio ya comunicado no se edita.

Si cambia el conductor, si cambia el coche, si el cliente mueve la recogida de las 02:00 a las 08:00 o cambia el destino, el camino es anular el servicio anterior y dar de alta uno nuevo con los datos corregidos. No hay mensaje de modificación.

Esto no lo dice el RD 785/2021 —lo describimos por experiencia operativa, no como interpretación jurídica—, pero determina cómo tiene que estar construido tu sistema. Si tu software cambia el conductor en pantalla y no vuelve a hablar con el Registro, lo que hay en el Registro es una matrícula que no es la que va a circular.

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Los errores que devuelve el Registro

El Registro rechaza con un código numérico. Estos son los que aparecen de verdad en el día a día de una flota:

• La matrícula no pertenece al titular. Falta dar de alta el vehículo en tu autorización, o lo has escrito mal.
• La matrícula no está autorizada para el intermediario. Tu gestoría o tu plataforma no tiene permiso sobre ese coche. Es la señal típica de que la autorización a terceros está a medias.
• Servicio ya comunicado para esa matrícula. Duplicado, o solapamiento con otro servicio del mismo coche.
• La fecha de contrato debe ser anterior a la de inicio. Ver arriba.
• La fecha prevista de inicio debe ser posterior a la actual. Estás comunicando un servicio que, para el Registro, ya empezó.
• Formato de matrícula incorrecto. El Registro quiere el guion entre cifras y letras: 0672-MZG, no 0672 MZG ni 0672MZG.

Dos avisos de campo sobre el último grupo. El primero: el Registro trabaja en hora local peninsular. Si tu sistema envía horas en UTC, en verano te va a rechazar servicios por «fecha ya pasada» con dos horas de diferencia y vas a tardar en verlo. El segundo: los campos de dirección tienen límite de longitud, así que una dirección larguísima copiada de un mapa puede tumbar la comunicación de un servicio perfectamente legal.

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Qué cuesta no comunicar

Aquí hay que ser exacto, porque circulan cifras equivocadas.

Iniciar un servicio sin haber comunicado los datos al RVTC es la infracción del artículo 140.39.2 de la LOTT, y el artículo 140 es el de las infracciones muy graves. Se añadió por la Ley 13/2021 y sólo resultó aplicable cuando el Registro entró en funcionamiento, es decir, desde febrero de 2022.

La cuantía la fija el artículo 143 de la LOTT:

• De 1.001 a 2.000 euros en el caso general (art. 143.1.g).
• De 2.001 a 6.000 euros si en los 12 meses anteriores ya te habían sancionado por otra infracción muy grave (art. 143.1.j).

Y hay algo peor que la multa. El artículo 143.4.a) ordena la inmovilización inmediata del vehículo cuando la infracción se detecta en carretera, y precisa que en este supuesto la inmovilización dura hasta que se pague la sanción. Un coche parado en agosto con cuatro clientes dentro cuesta más que los 1.001 euros.

Además, el artículo 138.3 considera infracciones independientes las que se cometan en relación con distintas expediciones. Una multa por servicio, no una por inspección.

No confundas esta infracción con la del artículo 141.17, la carencia o falta de datos esenciales de la documentación de control, que es grave y se sanciona con 401 a 600 euros (art. 143.1.d). Son cosas distintas: una es no avisar; la otra, no llevar el papel.

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Qué debería hacer tu sistema por ti

Si estás evaluando software —el nuestro o cualquier otro—, cinco preguntas separan lo real de lo prometido: si comunica por servicio web o sólo te abre la sede; si guarda y enseña el número de servicio de cada hoja; si al cambiar conductor, vehículo, hora o ruta anula y vuelve a dar de alta solo; qué hace cuando el Registro rechaza a las tres de la mañana, y a quién avisa; y si te dice, sin que preguntes, cuántos servicios de esta semana siguen sin comunicar.

De lo que hay dentro de un panel de flota, más allá del RVTC, hablamos en Qué hace un panel de flota.

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Y ORYX, aquí

ORYX comunica por servicio web, como intermediario autorizado de cada flota. El alta sale cuando el servicio queda asignado a un conductor y un vehículo; el inicio, cuando el conductor arranca desde la app. Si cambias el conductor, la hora o la ruta, anula el servicio anterior y da de alta uno nuevo sin que tengas que acordarte. Cada hoja enseña su número de servicio en la lista, y las que no lo tienen se ven en rojo.

Si la comunicación falla, se reintenta sola; si sigue fallando y el viaje se acerca, el aviso te llega a ti, no sólo a nosotros.

Nada de esto te quita la responsabilidad —la ley te la deja a ti—, pero te la pone delante mientras todavía se puede arreglar.